Für Sie als Hauseigentümer erstellen wir eine jährliche Abrechnung über alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Abrechnungszeitraum als Gesamtabrechnung. Die darin ausgewiesenen Zahlen können Sie direkt in Ihre Steuererklärung übernehmen. Sofern erforderlich enthält die Gesamtabrechnung auch den Vermögensstatus mit den Angaben über Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Dritten sowie über die Kontenstände zu Beginn und zum Ende des Abrechnungsjahrs (z. B. Heizölbestände und Abgrenzungspositionen).

Die jährliche Betriebskostenabrechnung gegenüber den Mietern berücksichtigt alle umlagefähigen Betriebskosten im Abrechnungszeitraum als Einzelabrechnung für die jeweilige Einheit. Diese Abrechnung weist auch die haushaltsnahen Dienstleistungen gemäß § 35a EStG sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile aus. Sofern erforderlich werden die von einem Wärmedienstunternehmen verbrauchsabhängig ermittelten Kostenpositionen (z. B. Heizkostenabrechnung) in die Betriebskostenabrechnung übernommen.

Die objektbezogenen Gelder auf Giro- und Anlagekonten legen wir bei unseren Hausbanken, den Volksbanken Breisgau Nord und Freiburg an, streng getrennt von den Geldern anderer Verwaltungskunden und dem eigenen Vermögen. Wir führen die Konten als Fremdgeldkonten auf Ihren Namen und verwalten die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns. Dies beinhaltet die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen und fristgerechte Zahlungsanweisungen zum Ausgleich berechtigter Forderungen.

Wir ziehen beim Mieter die fälligen Mieten, Betriebskostenvorauszahlungen und Kautionen ein, bzw. buchen und überwachen die pünktlichen Zahlungen bei Selbstzahlern. Die Weiterleitung an den Eigentümer erfolgt umgehend nach Buchung der eingegangenen Mietzahlungen.

Dazu richten wir für jedes Miethaus eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäße Buchhaltung ein. Diese beinhaltet insbesondere:

a) das Führen und Abrechnen von

- Miet- und Kautionskonten;

- falls erforderlich Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;

- Einnahmekonten für Erträge;

- Ausgabekonten je Kostenart;

- Verrechnungskonten für Versicherungsschäden bis zur Erstattung der verauslagten Beträge.

b) das Buchen der Bankbewegungen;

c) das Überwachen der pünktlichen Zahlungsströme;

d) die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Meldung der Gesamtheizkosten an das beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Wohnung bzw. Gewerbeeinheit in die Einzelabrechnungen.

Neben dem Mietinkasso überprüfen wir für Sie auch, ob Mieterhöhungen möglich sind und führen diese in Absprache mit Ihnen durch. Regelmäßig nehmen wir Anpassungen der Betriebskostenvorauszahlungen vor, wenn diese aufgrund einer Nachzahlung in der Abrechnung notwendig werden.

Wir nehmen Ihnen das gesamte außergerichtliche Mahnwesen gegenüber den Mietern ab, einschließlich der Vorbereitung einer gerichtlichen Geltendmachung durch einen Rechtsanwalt.

Nach Absprache mit Ihnen erklären wir in Ihrem Namen die Kündigung des Mietverhältnisses, soweit rechtlich zulässig und notwendig, insbesondere bei Zahlungsverzug.

Dies betrifft die ordnungsgemäße Abwicklung des Mietverhältnisses nebst Kündigungsbestätigung, Besichtigung bzw. protokollierte Abnahme der Mieträume, Feststellung eventueller Mängel und / oder notwendiger Schönheitsreparaturen. Sofern erforderlich machen wir diese entsprechend der gesetzlichen und mietvertraglichen Bestimmungen bzw. der herrschenden Rechtsmeinung beim Mieter geltend.

Dazu gehört die protokollierte Wohnungsübergabe an den neuen Mieter und die Mitteilung der Mieterwechseldaten an das Wärmedienstunternehmen zwecks Trennung der Heizkosten.

Wir übernehmen für Sie die Meldung von Ein- und Auszug der Mieter entsprechend des novellierten Meldegesetzes.

Wir führen für Sie das Kautionskonto entsprechend der gesetzlichen Vorgaben für Mietkautionen. Die Abrechnung und Auszahlung nach Beendigung des Mietverhältnisses erfolgt, ggf. auch als Teilauszahlung, nach der Prüfung von eventuell noch offenen Forderungen.

Für ein Mehrfamilienhaus bestehen für die Ver- und Entsorgung, die Versicherungen und die in Anspruch genommenen Dienstleistungen in der Regel eine Vielzahl von Verträgen, die laufend auf ihre Aktualität und Angemessenheit geprüft werden müssen. Auch hier unterstützt uns unser EDV-System durch Quervergleiche zwischen Verwaltungsobjekten, z. B. um immer den optimalen Versicherungsschutz für Ihre Immobilie sicherzustellen oder den günstigsten Energieversorger zu finden. Hierfür steht uns ein langjährig gewachsenes Netzwerk von Dienstleistern und Versorgungsunternehmen zur Seite.

Wir übernehmen für Sie die gesamte mündliche und schriftliche Korrespondenz mit den Mietern. Dazu zählen insbesondere Vertragsergänzungen, Abmahnungen, Beschwerdemanagement und alle das Mietverhältnis betreffenden Belange.

Wir kümmern uns um die Einhaltung der vertraglich festgelegten Haus- und Nutzungsordnungen und mahnen Verstöße ggf. mündlich oder schriftlich ab. Falls die Abmahnung ohne Erfolg bleibt, informieren wir Sie zur Abstimmung des weiteren Vorgehens und bereiten den Vorgang nötigenfalls für den Anwalt bis zur gerichtlichen Durchsetzung vor.

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nehmen wir eine technische Überprüfung der gemeinschaftlichen Bereiche durch regelmäßige Begehungen des Miethauses vor. Soweit notwendig, ziehen wir Sonderfachleute bei.

Im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung leiten wir umgehend die erforderlichen Maßnahmen ein, holen ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmen den Umfang der Maßnahmen mit Ihnen ab. In besonders dringenden Fällen vergeben wir umgehend die Aufträge in Ihrem Namen, überwachen die Arbeiten und nehmen diese ab.

Bei versicherten Schäden im Objekt übernehmen wir die Schadenmeldung an die Versicherung und geben Empfehlungen zur Schadenminderung und -beseitigung an Sie.

Bei geplanten Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen vergeben wird die Aufträge entsprechend Ihrer Entscheidungen. Soweit dies für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist, greifen wir auf unser Netzwerk sachkundiger Personen (Architekten bzw. Ingenieure) zu.

Sofern es sich bei festgestellten Mängeln um Versicherungsschäden handelt bzw. Gewährleistungs- oder Schadenersatzansprüche Ihrerseits bestehen, übernehmen wir für Sie deren Abwicklung.

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl technischer Lösungen und wirken bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für die Einheit mit. Sofern es sich bei den Mängeln um vom Mieter selbst verursachte Schäden handelt, geben wir diesem nötigenfalls Empfehlungen zur Schadenminderung und -beseitigung an die Hand, um eine Ausweitung des Schadens zu verhindern.

Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung, in welcher die unabdingbaren Verwaltungsaufgaben weitestgehend per Gesetz bzw. durch die herrschende Rechtsmeinung festgelegt sind, können in der Miethausverwaltung auf Wunsch auch Teilleistungen vom Eigentümer selbst erbracht werden. Wollen Sie sich lieber selbst um das Mietinkasso kümmern, oder die Überwachung Ihrer Versorgungsverträge selbst übernehmen?

Wir bieten Ihnen genau die Leistung, die Sie in Anspruch nehmen wollen und erstellen für Sie gerne ein individuelles Angebot.